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政务数据资源管理对行政组织效能的影响

2019-07-15 12:20 | 人气:245

 

摘要:政务数据资源管理的优化有利于行政组织效能的提升, 反之则会降低行政组织的效能。信息时代, 我国政府致力于通过强化对政务数据资源的管理, 提高行政组织的工作效率, 从而更好地服务民众。本文介绍了政务数据资源管理与行政组织效能的内涵, 并以分析行政组织效能的影响因素为切入点, 进一步探究政务资源管理对行政组织效能的影响。在此基础上, 从政务数据资源管理的角度出发, 提出了几点提升行政组织效能的对策。


0 引言


信息时代, 战略性资源的核心是数据资源。各国政府均围绕数据资源展开了一系列组织体系改革。“大数据”背景下, 政府部门强化政务数据资源管理以应对社会环境的变革是大势所趋。总的来看, 政府部门对行政组织内部的信息孤岛进行全面优化, 促使政务信息互联互通, 实现政府部门与社会之间的数据共享, 强调数据价值的广泛与深度挖掘, 有利于提高行政组织效能, 建设“智慧”政府, 推动政府部门在科学决策的基础上, 提高行政效率和服务水平, 从而更好地履行社会管理与公共服务的职能, 增强其影响力和公信力。


1 政务数据资源管理及行政组织效能的内涵


1.1 政务数据资源管理的内涵


政务数据资源管理是一种综合性的管理活动, 是政府部门为实现特定的目标, 以现代信息技术为手段, 对政务数据进行采集、加工、存储、交换共享、开发利用和服务, 并在此基础上对数据资源进行规划, 以实现政务数据资源的合理配置, 有效满足政府部门自身和社会信息需求的活动过程。


我们可以从四种角度具体分析政务数据资源管理的内涵。首先, 根据政务数据资源管理的研究对象, 可将其定义为管理方法。即政府部门通过规划、指挥、管控等方式和手段, 对政府数据资源进行合理分配和有效利用, 突出其集约型管理方式的优点;其次, 将政务数据资源管理作为一个管理过程进行分析, 它在政府各部门统一调度下划分为规划、部署、应用等多段过程;再次, 政务数据资源管理中实施管理的主体是政府机构中的工作人员, 其管理目标是为达成政府机构的各类需求;最后, 从政务数据资源管理利用的角度出发, 我们可将政务数据资源管理视为一种可以提高政府机构工作效率的管理哲学, 它在促进公共管理正常运转、经济良性运行和社会和谐发展等方面发挥着重要的作用。


1.2 行政组织效能的内涵


行政组织是指依照宪法和法律程序建立的, 行使国家行政权力、管理社会公共事务的政府组织机构实体。效能指的是某事物自身所包含的有利作用。对于行政组织而言, 其效能就是指行政组织的结构、行为以及相关的制度统一体, 能否以最小的资源投入来达到最佳的目标。简言之, 行政组织效能是行政组织为实现一定的行政目标开展行政活动而发挥出的有效功能。


2 行政组织效能的影响因素分析


行政组织效能是评价政务部门行政能力的标准。客观、科学地分析影响行政组织效能的内外因素, 进而把握和引导这些因素, 有助于我们实现提升行政组织整体效能的目标。总的来看, 影响行政组织效能的因素大致可分为内外两类。


2.1 外部因素


对影响行政组织效能外部因素的分析, 在某种程度上等同于对环境因素的分析, 因为行政组织的发展始终无法脱离外部环境。适应外部环境, 有利于行政组织不断完善, 反之则会阻碍行政组织的发展, 导致其效能低下。行政组织不仅要在组织变革的过程中顺应其所处环境发展的大趋势, 而且在制定组织目标时也要根据环境的变化而变化。若行政组织不能及时应对外部环境的变化, 其行政效率必然降低。影响行政组织效能的环境因素, 分自然环境因素和社会环境因素两种。其中, 社会环境因素比自然环境因素更为直接地影响着行政组织效能的发挥, 比如国家政治、经济、文化的合理、健康、快速发展可以推动行政组织效能的提升, 反之则会制约行政组织效能的发挥。在分析国家政治、经济、文化因素的过程中, 不能忽视国际影响和国际化的趋向。


2.2 内在因素


除外部因素外, 行政组织本身内在的某些因素也影响着行政组织效能的发挥。比如, 行政组织效能提升的目标是否明确, 行政组织结构和规模是否合理、人员素质是否过硬等等。


提升行政组织效能, 从本质上讲就是为更好地服务人民大众, 通过提高政府部门自身的行政效率, 进而带动社会向更好的方向发展。但就目前而言, 我国许多地方政府对于行政组织的目标定位出现了偏差, 并没有将服务大众和推进社会发展作为其行政组织效能提升的目标。


在实践活动中, 一个结构设置科学合理、运转灵活有效的行政组织是组织任务得以完成的基本保证。行政组织效能低下, 在很大程度上与不合理的组织结构有密切的关系。依据我国现有的行政体制结构来看, 提高行政组织效能的先决条件是适当设置科学合理的行政组织管理层次与管理幅度。管理层次是指行政组织内部纵向划分的等级数, 比如高层、中层、基层;管理幅度则是上级直接管理下级的数目。过多的管理层次和过度的管理幅度都会制约行政组织作用的发挥和管理质量的提高。我们要进一步改革使行政组织管理层次与管理幅度之间始终保持着适当的比例关系。现如今, 杂散分布的数据资源、数据的传递与加工方式以及管理层纵横向沟通方式的改变都促使行政组织结构向着扁平化的方向发展。现代国家行政组织的主导模式基本是少层次、大幅度的组织结构, 在这样的结构中, 信息数据于各部门间传递的速度和高层处理数据的效率都有明显的提升。关于行政组织规模, 新中国成立以来共经历了五次比较大的政府机构调整, 然而这些调整都没有使行政组织的运作模式得到实质性的改善, 行政组织还是围绕旧有体系运转, 进入了“简单化-扩张-精简化-再扩张”的恶性循环之中。仅依靠结构上的微调并不能达到改革初期所预计的效果。


此外, 政府部门行政人员的素质是不容忽视的因素。作为行政活动的组织者、管理者和参与者, 他们的素质对行政效能的发挥起到直接的作用。目前, 在我国政府部门工作人员当中仍存在素质方面有所欠缺的情况。我们应采取适当的标准考核行政人员的基本素质。比如, 行政人员是否坚决拥护党的路线方针政策, 是否有丰实的理论头脑、辩证的思维头脑、求实的科学头脑等等, 在综合评估的基础上决定他是否合适继续在该岗位任职。只有行政人员素质过硬, 才能保证行政组织效能稳步提升。


3 政务数据资源管理对行政组织效能的影响分析


我国政府部门对政务数据资源的管理在一定程度上促进了行政组织效能的提升。政府在开展行政活动的过程中对数据资源进行合理规划和科学利用, 明确了工作目标, 也提升了工作效率。最典型的比如政府依靠推行电子政务来推动服务型政府的建设。


电子政务最明显的特征是应用虚拟组织进行管理。政府应用虚拟组织的优势主要有三点:首先, 虚拟组织具有很强的适应性。在面对不同环境时, 虚拟组织可将组织机构转变为更实用、更有效的结构以适应变化环境的最新需求;其次, 虚拟组织能够打破空间的约束, 通过全方位的整合广泛地利用社会资源, 减少组织的运营成本。虚拟组织将每一个组织细分成一个个单位, 每一个单位都有其相对应的职能, 这可以将责任细化, 在减少政府管理成本的同时降低对社会资源的浪费;最后, 虚拟组织利用网络的互通性, 可以使组织各部门之间最大限度地共享信息, 从而提高组织的协同能力和工作效率。


电子政务的推广还要依靠大量的信息数据。信息数据是政府组织发展的重要条件。信息化政府的建立是建设服务型政府的前提。政府部门只有依据一定的准则获取大量信息数据并对信息数据进行科学化管理, 才有可能实现政府管理机构与人民群众之间的资源共享, 从而建设人民群众信赖的服务型政府。服务型体制的建立对于政府管理组织机构和推动社会主义现代化建设都具有十分重要的意义。


在我国, 电子政务的实施便利了千家万户。群众可以足不出户, 通过互联网就能交付相应的费用。除此之外, 群众可在政府的平台上了解到政府各部门所提供的各项惠及民生的服务。在享受公共服务的同时, 群众也可在网络平台上及时反馈问题, 这有利于政府部门在管理社会事务的过程中克服不足, 提高管理能力和管理水平。以各地方政府成立的数据资源部门为例, 该部门通过深入挖掘和充分利用政府信息资源, 让数据“多跑路”, 让群众“少跑腿”, 推动“最多跑一次”的政务改革, 极大地改变了政府旧有的治理模式, 提高了行政组织服务民众的效能, 为我国在大数据背景下推动政府治理模式改革指明了方向。


4 基于政务数据资源管理的行政组织效能提升对策


政府部门通过推行电子政务有效提高了行政组织的工作效率和服务能力。根据对行政组织效能影响因素的分析, 我们可以看出从优化政务数据资源管理的角度出发, 使行政组织适应外部环境并改革行政组织内部缺陷, 能够更直接地提升行政组织的效能。对此我提出如下对策。


4.1 完善地方规章制度, 科学规范数据管理


政务数据资源管理优化发展的前提是国家法律制度的保障。完善的法律法规可以保障政务数据资源管理活动有序、高效地开展。对此, 政府部门应重视与数据资源管理相关法律法规的制定工作, 与此同时完善政务数据库的管理制约机制。比如推动人口基数数据库、法人数据库、电子证件照数据库、经济数据库的建立等等。这些管理机制的出台, 可以更好地推进政务数据资源的整合, 同时加快政务数据资源的社会共享, 使政务数据资源管理的利益朝最大化的方向发展。


4.2 提升管理机构地位, 聚焦政务数据管理


科技时代的到来使信息技术得到长足发展。我国政府机构各部门均致力于对数据资源进行收集、整合, 并在科学分析的基础上鼓励有效资源的传递和共享。政府服务步骤的改革重组, 使其细分出许多全新的职能机构, 数据管理部门应运而生。该部门将数据分配的结果公开在网络平台上, 通过网络来实现政府管理的流程。


然而, 信息化管理机构的建设不仅仅要求政府部门在原有的管理机构上进行简单的重组, 它更要求政府部门重新审视整个服务工作的流程, 详细规定每一个原有或重组机构的职责, 从根本上改变政府机构的职能安排, 将新兴的网络化管理方式与传统管理方式有机地结合起来, 推动政务数据深度化的挖掘和应用。政府应适度扩大政务数据资源管理部门的管理权限, 提高政务数据资源管理部门的地位并细分其职能。在技术开发和维修软件、硬件等技术化层面可以外包给满足技术要求的专业人员来解决, 从而减少行政部门工作人员的工作量, 使他们能投入更多的精力在其他惠及民生的基础设施建设上, 进一步提高行政组织的效能。


4.3 建立数据共享机制, 强化安全管控责任


对于政务数据资源共享过程中存在的信息不实及泄漏等隐患, 政府部门应建立相应的监督机构, 提高对数据资源的监督和管理, 强化安全管控责任。政务数据资源共享的前提必须是政务数据资源的安全保障和责任的有效落实。对此, 政府部门应做到如下两点:第一, 严格把控政务数据资源的安全管理。由于政务数据来源于各个部门, 其内容涉及的范围十分广泛, 涉及的行业及个人信息数不胜数, 所以在每一个数据汇总的步骤中, 都应该设立有相应的安全保障机制, 保障数据的安全是至关重要的环节;第二, 不断规范政务数据资源的安全管理。每一个部门都应该设有特定的专业人员来负责政务数据资源的整理, 这些人可以通过签订保障协议来约束。对于政务数据管理的权力, 可以采用分权管理的模式, 将操作使用权、用户管理权、数据监督审查权三权分开, 以确保政务数据资源的安全。此外, 对数据信息的修改要进行详细的记录, 以确保数据资源在层层收集的过程中不被恶意篡改。政府各部门应严格执行管理办法, 依法适当对政务数据资源使用人员以及政务数据资源进行分级授权。政务数据资源的共享需要各部门业务人员应根据履职需求, 对其进行合理使用。若发现有违反数据管理规定的行为或将数据资源用于违法途径, 导致数据中个人以及集体隐私的传播, 应该撤销其职位并使之受到相应的法律制裁。政府部门对那些流出的数据要有紧急备案和相应的补救措施。


4.4 推动数据开发应用, 加强绩效评估考核


行政组织工作人员的个人素质是影响组织效能的重要因素。我们可以在致力于推动政务数据资源开发应用的同时, 加强对行政人员素质的提升并完善相应的绩效评估考核机制。


我们应保证行政部门工作人员具备最基本的数据资源共享的意识。在规定时间内对负责政务数据资源整理部门的领导及信息化部门的领导进行数据培训, 强化部门领导对政务数据资源共享概念的理解和认识, 推动政务数据资源共享进程的加快;我们应更新相对应的考核评估机制的内容, 比如将政府部门的政务数据资源共享程度纳入评估考核的范围。合理使用绩效评估考核机制, 能够提升政府各部门共享和利用数据的积极性, 发挥共享政务数据资源的最大优势, 极大地提高行政组织的效能, 从而进一步创新和创造政府提供公共服务的模式, 更广泛地惠及民众。

 

作者:张玥

来源:《中国管理信息化》2019年第13期

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